+49 2644 800 937-0 kontakt@ugedi.de
Seite wählen

Wie digitalisiere ich mein Unternehmen?

Der digitale Wandel ist nicht die Zukunft und auch nicht mehr aufzuhalten. Der digitale
Wandel ist jetzt und heute und wird die Zukunft begleiten. Möchten Unternehmen auch in
Zukunft bestehen, müssen sie neue digitale Wege gehen, wollen Sie nicht von der
Konkurrenz überholt werden. Oder noch schlimmer, für immer vom Markt zu verschwinden.

Ganz besonders die kleinen und mittelständischen Unternehmen stehen hier vor den Fragen:

Was bedeutet das für mein Unternehmen? Was bringt uns die Digitalisierung und welchen Nutzen gewinnen wir? Und ganz wichtig, verbrenne ich nur Geld oder ist die Digitalisierung eine lohnende Investition? Die Digitalisierung ist so vielfältig wie es Unternehmen am Markt gibt. Trotzdem lassen sich Inhalte thematisch zusammenfassen. Gewinnen Sie im Verlauf dieses Artikels einen ersten Überblick. Der Begriff Digitalisierung begleitet uns ständig im Alltag. Selbst die Politik hat es begriffen und unterstützt den Wandel. In meinen Gesprächen mit Unternehmer:innen zeigt sich immer wieder, dass diese unsicher sind, wenn es um die Digitalisierung geht. Was bedeutet Digitalisierung und was bedeutet diese für mein Unternehmen? Das ist eine häufig gestellte Frage. Dabei steckt sehr viel Potential in digitalen Prozessen. Gerade für kleinere Firmen sind digitale Prozesse wirtschaftlich sinnvoll und haben ein sehr großes Nutzenpotential. Für die Gruppe der Selbstständigen und für kleine Unternehmen, oft die einzige Chance aus dem Hamsterrad rauszukommen und wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge, die einem wichtig sind, zurückzugewinnen.

Schauen wir uns an, was es bedeutet, ein Unternehmen zu digitalisieren.

In erster Linie bedeutet Digitalisierung: bestehende Arbeitsprozesse durch digitale Lösungen zu vereinfachen. Die Arbeit wird optimiert und effizienter. Der Weg vom heutigen Prozess zu einem digitalen Prozess sollte gleich dazu genutzt werden, diesen auf den Prüfstand zu stellen. Ein schlechter analoger Prozess, bleibt auch ein schlechter digitaler Prozess. Grundsätzlich optimieren und vereinfachen digitale Prozesse die Arbeit.
Digitalisierung erfolgreich nutzen

Wie und welche Prozesse können digitalisiert werden?

Für die Umsetzung wird in der Regel ein Mix an Software- und Hardware-Lösungen am Markt verfügbaren Systemen genutzt. Es empfiehlt sich, einen Digitalisierungs-Berater:in mit ins Boot zu holen. Er kennt die Herausforderungen und notwendigen Strategien des digitalen Wandels sicher und ist in der Lage, diese effizient umzusetzen und Sie auf diesem Weg zu begleiten.Wichtige Anmerkung: Der Beruf des Digitalsierungsberaters ist offiziell noch kein Ausbildungsberuf und wir sehen gerade viele in den Markt mit trügerischen Versprechen in den Markt drängen. In unserem Beraterkreis wurde in Kooperation mit der IHK eine erste offizielle Ausbildung zum Digitalisierungsberater IHK ins Leben gerufen. Die ersten Berater stehen dem Markt ab September zur Verfügung. Die Lösungen sind sehr vielfältig, oft fängt alles mit einer digitalen Buchhaltung an. In der Produktion sind es mehr Steuerungssystem, IoT (Internet of Things) und Industrie 4.0 sind hier die Schlagworte. Einen großen Umfang nehmen bestehende Geschäftsprozesse ein. Hier werden bestehende Prozesse durch digitale Bausteine ergänzt oder gar ersetzt. Dies entlastet in aller Regel Ihre Mitarbeiter und Sie selbst, damit Sie sich wichtigeren Aufgaben stellen können. In gewissen Teilen wirken digitale Prozesse dem Fachkräftemangel entgegen. Auf der anderen Seite bedeutet dies auch, je mehr Prozesse digitalisiert sind, um so stärker sind diese vernetzt.

Welchen Nutzen
gewinnen wir?

Die Ziele einer Digitalisierung sind Umsätze zu steigern, Kosten sollen gesenkt werden, um so
die Gewinne zu erhöhen. Unserer Erfahrung zeigt: Mit einfachen Prozessen lassen sich
bereits mit den Bestandkunden innerhalb kurzer Zeit 20% mehr Umsatz generieren.
Digitale Prozesse bringen einen großen Nutzen, da die Qualität durch digitale Prozesse steigt.
Selbst eine persönliche und individuelle Kundenkommunikation lässt sich teilautomatisiert
auf ein sehr hohes Level heben und die Kundenzufriedenheit deutlich steigern. Und wir
wissen alle, eine hohe Kundenzufriedenheit bindet den Kunden länger an unser
Unternehmen. Die Leistungen Ihres Unternehmens steigen überproportional. Dies alles führt
dazu, das Sie wettbewerbsfähig bleiben und noch wichtiger wettbewerbsfähiger sind.
Unternehmen, die die Digitalisierung verschlafen oder sich verweigern, werden über kurz
oder lang von besseren digitalen Angeboten am Markt verdrängt werden. Das betrifft jede
Branche. Somit kann es notwendig sein, im Zuge der Digitalisierung sein Angebot zu
überdenken und an den zukünftigen Markt anzupassen.

Der Wandel erfordert Mut! Dieser Mut ist Ihre Chance auf einen nachhaltigen Erfolg.

Speziell kleinere Betriebe kämpfen mit zeit- und personalintensiven Prozessen. Diese können mit digitalen Prozessen einfacher, schneller und besser bewältigt werden. Dies führt zu einer Entlastung der Mitarbeiter. Dies führt in aller Regel zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und stärkt die Bindung an Ihr Unternehmen. Es sind gerade die Standardprozesse, die immer wiederkehrende Aufgaben mit sich bringen, die meist automatisiert ablaufen können.

Kostenfreies E-Book

Buch-Cover Der Weg zur Digitalisierung

Der Weg zur Digitalisierung

Digitalisierung ist mehr als nur eine Software! Mit System und Strategie zu Ihrem Erfolg!

  • Ihren Weg für eine erfolgreiche Digitalisierung
  • Digitale Unternehmen als Marketing-Instrument
  • Unternehmensziele
  • Aufgabenverteilung in Digitalisierungsprojekten
  • Über die Herausforderungen
  • Beispiele von Digitalisierungslösungen

 

Vorteile von digitalen Prozessen:

• Die Geschäftsprozesse sind klar und dokumentiert. • Die Geschäftsprozesse sind einfacher und besser zu kontrollieren und zu anlysieren. • Die Prozesse unterliegen durch eine Auswertung einer stetigen Optimierung • Es kann einfacher und flexibler, sowie kostengünstig auf Kundenwünsche eingegangen werden. • Sie erreichen mehr Kunden. • Die Kundenzufriedenheit steigt durch eine einfache und effiziente Pflege. • Es lassen sich Mitarbeiter leichter gewinnen, qualifizieren und binden. • Neue digitale Geschäftsmodelle ermöglichen nachhaltiges Wachstum. Die Spielwiese und der Nutzen sind groß. Überlegen Sie für sich, wie Sie die digitalen Möglichkeiten für sich nutzen können. An dieser Stelle lade ich Sie gerne zu einem unverbindlichen 15 Min. Strategie-Gespräch ein, um über Ihre persönlichen Herausforderungen und Ideen zu sprechen.

Was kostet Sie eine Digitalisierung?

Vorweg, eine Digitalisierung sollte immer schrittweise erfolgen. Ansonsten fehlt in den meisten Fällen einfach das Geld. Überlegen Sie, in welchen Bereichen sich eine Digitalisierung und somit die Anschaffung einer Software- und Hardware-Lösung lohnt. Digitalsierungsberater und IT-Dienstleister kosten ordentlich Budget. Wir unterstützen unsere Kunden von der strategischen Beratung bis hin zur Umsetzung. Dazu gibt es Fördermittel zwischen 50-80% für unsere Projekte bei einem Investitionsrahmen bis 160.000 EUR. Dies ermöglicht Unternehmen jetzt erfolgreich in Ihre Digitalisierung zu investieren. Gerade kleine Unternehmen, die normaler Weise nur ein sehr geringes Budget haben, wie Kosmetik- oder Tatoo-Studios, Friseure, Fleischerfachbetriebe, kleine Boutiquen usw. haben bis September 2021 die Möglichkeit, mit der Überbrückungshilfe III Plus, bis 20.000 EUR für Ihre Digitalisierung zwischen 40-100% gefördert zu bekommen. << mehr Erfahren >> Als erste Orientierung für den Start in die Digitalisierung geben wir Ihnen folgende Fragen an die Hand. Mit diesen gewinnen Sie schnell einen ersten Überblick, mit welchem Prozess Sie starten sollten.

„Checkliste“

• Wo liegen aktuell die größten Schwächen oder Probleme in meinem Unternehmen?

• Welche Wettbewerber stehen in starker Konkurrenz und wo liegen deren Stärken?

• Was können Sie von Ihren Wettbewerbern lernen?

• Wie können Sie die Schwächen und Probleme am schnellsten lösen?

• Was können Sie dem Wettbewerber gegenüber besser machen?

Nach dem Ihnen jetzt die größten Schmerzpunkte Ihres Unternehmens bewusst sind und Sie
bereits erste Lösungsansätze ausgearbeitet haben, geht es an die Ziele.

Erstellen Sie nun einen Plan mit klaren Zielen. In diesem Plan sollten Sie konkrete Termine
setzen, bis wann etwas umgesetzt und erledigt sein soll und welche Ressourcen hierzu zur
Verfügung stehen. Gerade in der heutigen Zeit gibt es für fast alles bereits eine fertige
Lösung. Ihre Aufgabe ist es hier nach Standard-Softwarelösungen zu suchen und mit Ihrem
Bedarf abzugleichen. Zur individuellen Bedarfsermittlung geben wir Ihnen hier ein paar
Fragen zur Orientierung an die Hand.

„Prüf-Fragen“

• Erfüllt die Software Ihre Anforderungen?

• Gibt es Schnittstellen zu anderen wichtigen Programmen?

• Gibt es eine API-Schnittstelle um ggf. andere Programme zu verbinden?

• Ist die Technik und die Bedienung der Software anwenderfreundlich?

• Wie intensiv müssen Ihre Mitarbeiter zur Nutzung geschult werden?

Mit diesen Fragen können Sie recht schnell und einfach bewerten, ob eine Einführung einen
großen Nutzen mit sich bringt oder nur Kosten verursacht werden.

Wir berechnen in unseren Projekten zusätzlich die Kosten des heutigen Prozesses
(Arbeitslohn, Zeit etc.) gegen die Zeitliche- und Kosteneinsparung des digitalen Prozesses. In
der Praxis zeigen sich hier schnell 4-5 stellige Einsparungen an einem Prozess pro Jahr.

In welchen Bereichen kann ich digitalisieren?

Hierauf gibt es kein Patentrezept. Es kommt auf die Branche und auch auf den individuellen Bedarf des Unternehmens an. Aus unserer Erfahrung lässt sich ableiten, dass es keine Rolle spielt, ob Sie im B2B (Geschäftskunden) oder im B2C (Endverbraucher) unterwegs sind. Jedes Unternehmen besitzt das Potential, digitale Technologien für sich zu nutzen und somit die Effizienz und Leistungsstärke zu steigern.
Digitales Marketing

Zur Orientierung stellen wir 3 Beispiele aus unserer täglichen Praxis und 2 weitere Beispiele vor:

#1 digitales Marketing und
digitale Vertriebsprozesse / Kundenbindung

Die digitale Welt ermöglicht Ihnen eine höhere Reichweite. Die in diesem Bereich
eingesetzten Medien, wie Ihre Webseite, Webshop, Social-Media, Blogs usw. versetzen Sie in
die Lage mehr Menschen zu erreichen und als Kunden zu gewinnen. Über teil- oder
vollständig automatisierte Prozesse steigern Sie die Kundenkommunikation. Die schnelle
Beantwortung auf Kundenfragen oder eine regelmäßige Kommunikation richtig umgesetzt,
stärkt so die Kundenbindung und Ihre Marke. Die Kundenzufriedenheit wird steigen. Durch
den Einsatz eines CRM (Customer Relations Management) behalten Sie den Überblick über
Ihre Kundenkommunikation. Ihre Sichtbarkeit verbessern Sie darüber hinaus durch SEO
(Suchmaschienen-Optimierung) oder SEA (Online Werbeanzeigen).

#2 Aufgabenmanagement, Dokumentation,
interne Kommunikation

In Unternehmen mit mehreren Personen gibt es immer wieder Abstimmungsprozesse. Selbst
in einem Einzelunternehmen muss man sich mit Kunden in Projekten abstimmen. Oft fehlen
wichtige Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Oder es ist unklar, wer gerade welche
Aufgabe erledigt und wie weit dieser ist. Dieses lässt sich recht einfach mit einem
Projektmanagement Tool verwalten. Dies spart Zeit und schafft eine klare Struktur. Ein
weiterer Vorteil, das E-Mail Ping Pong wird deutlich reduziert. Durch die zentrale Ablage
haben Sie eine gute und nachvollziehbare Dokumentation.

#3 interne
Prozesse

Sei es das Dokumenten- oder das Personalmanagement, die Rechungsstellung und viele
weitere interne Prozesse, welche durch eine Digitalisierung eine klare Struktur in ein
Unternehmen bringen. Die automatisierten Prozesse bieten, wo möglich, eine zentrale
Datenspeicherung und die notwendige Unterstützung bei der Einhaltung von
Rechtsverschriften, durch Berechtigungen und die angesprochene zentrale Datenspeicherung
mit Fristen usw. So ist es erst überhaupt möglich, die ganzen Rechtsvorschriften einzuhalten,
wie die DSGVO oder die GoBD, um hier nur zwei der wichtigsten zu nennen. Diese
digitalisierten Prozesse sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Sie mehr Zeit gewinnen und
Freiraum für andere wichtige Dinge zu schaffen. Dokumenten-Management-Systeme dienen
nicht nur der einfacheren digitalen Dokumentenablage. Sie bedeuten für Ihr Unternehmen
eine höhere Rechtssicherheit, da die gängigen Systeme die Vorschriften der DSGVO,
Datenschutz, Vertragsrecht und GoBD in aller Regel beherrschen. Der große Vorteil im
Geschäftsalltag, Sie sparen sich Unmengen an Papier und Ordner und haben Ihre Dokumente
mit einer kurzen Suche sofort zur Verfügung. Die Dokumente können Sie, wie gewohnt – halt
am Bildschirm anstatt Papier – mit Textmarkern, Notizen usw. bearbeiten. Ein digitaler
Workflow führt die Dokumente automatisiert anhand Ihrer internen Richtlinien von
Schreibtisch zu Schreibtisch.

Weitere Beispiele:

#4 Produktion

In der Produktion können Sie durch den Einsatz von Prozessmanagement- und
Steuerungssysteme Ihre Produktionsabläufe dokumentieren und analysieren. Auch hier
unterstützen Sie die Daten, Schwachstellen zu lokalisieren und den Produktionsprozess zu
optimieren. Schnittstellen schaffen die Verbindung zu anderen Systemen, dass
Folgeprozesse, wie z. B. eine Materialbestellung automatisiert ausgelöst werden können. Die
Digitalisierung an dieser Stelle führt erst zu der Möglichkeit individuell auf Kundenwünsche
und kleinere Stückzahlen einzugehen und so den Geschäftsbereich zu erweitern.

#5 Logistik

In der Logistik sind digitale Systeme zur Steuerung und Überwachung der Prozesskette vom
Einkauf bis zur Bereitstellung von Materialien und Endprodukten eine große Unterstützung.
Sie bieten meist kürzere Produktion- und Lieferzeiten.

Fazit

Es lohnt sich für Sie, sich mit digitalen Technologien für Ihr Unternehmen zu beschäftigen.
Wenn Sie sich auf Ihre Schwächen konzentrieren und zielgerichtet digitale Lösungen für die
Herausforderungen und Probleme finden, lohnt sich die Investition und macht sich innerhalb
kürzester Zeit bezahlt. Es gibt auf dem Markt für fast jedes Problem eine fertige Lösung. Viele
dieser Lösungen lassen sich ohne großen Programmieraufwand an individuelle
Anforderungen anpassen. Je nach Aufgabe gibt es sogar kostenfreie Lösungen am Markt.
Wer auf die richtige Strategie setzt, wird mit kleinen Dingen viel bewirken. Die
Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungs-Experten unterstützt Sie, ohne Umwege an Ihr
gewünschtes Ziel zu kommen. Eine falsche Strategie oder ein falsches Ziel kosten unterm
Strich mehr als ein Berater und Umsetzer. In unserem Alltag zeigen sich immer wieder schnell
Einsparungen im 4-5 stelligen Bereich. Das sich die Projekte meist nach 3-6 Monaten bereits
rentiert haben und zu mehr Gewinn führen. Die eingesparte Zeit ist zumindest für uns
Unternehmer unbezahlbar.